Абакан
+7 (800) 222-80-56

Гладко было на бумаге, да забыли про овраги

Во время налоговой проверки инспекторы обращают внимание на подлинность документов. Существует несколько факторов, которые заставят проверяющего усомниться в подлинности документа. Список таков (по важности):

  • подпись,
  • печать,
  • соответствие возраста бумаги сроку оформления документа,
  • наличие только копий первоначального документа,
  • использование факсимиле.

Подпись

Закон не предъявляет определенных требований к внешнему виду подписи уполномоченного лица на документе, т.е. нужны ли инициалы, количество символов и т.п. Однако налоговые инспекторы обращают внимание на следующие моменты:

  • Уверенный или неуверенный росчерк. Сомнения в подлинности подписи вызовет неуверенный росчерк, «тренировочные» листы, найденные в компании.
  • Нажим росчерка. Он изменится, если подпись переведена «через стекло», это будет заметно невооруженным взглядом.

Тем не менее, только экспертиза правомочна установить, выполнена ли подпись неустановленным или неуполномоченным лицом.

Мнение суда

Президиум ВАС РФ, а также арбитражные суды сочли, что компания не имеет права учесть расходы или заявить вычет НДС на основании первичного документа (счет-фактуры), подписанного неустановленным лицом (постановление ВАС РФ от 11.11.08 № 9299/08, постановления ФАС Западно-Сибирского от 20.11.12 № А03-5023/2012, от 09.11.12 № А66-6034/2011, Волго-Вятского округа от 22.10.12 № А31-10097/2011, Восточно-Сибирского от 18.10.12 № А10-4600/2011, Московского от 27.03.12 № А40-44085/11-129-194 округов).

Тем не менее, многие компании доказали, что наличие в документе от контрагента подписи неустановленного лица еще не является подделкой документа, а значит не может быть причиной отказа в признании расходов и вычета НДС (постановления Президиума ВАС РФ от 08.06.10 № 17684/09, ФАС Центрального от 04.12.12 № А54-1087/2012, Уральского от 01.06.12 № Ф09-4042/12, Западно-Сибирского от 23.03.2012 № А 46-7027/2011, Северо-Кавказского от 15.03.12 № А32-25584/2010 округов).

Что делать?

Минфин России подтвердил, что компания не обязана проводить почерковедческую экспертизу подписи контрагента, т.к. данное требование отсутствует в Налоговом кодексе РФ. Суды с этим согласились (постановление ФАС Московского округа от 16.07.12 № А40-121590/11-129-502).

Печать

Налоговики определяют подлинность печати, сравнивая её размер и цвет на разных документах компании. Почему это сравнение говорит о многом? Дело в том, что поддельную печать могут изготовить следующим образом:

  • распечатывают бланк документа с печатью на цветном принтере;
  • переносят оттиск печати с большим количеством чернил на прорезиненную поверхность (или вареное яйцо);
  • по этому оттиску заказывают печать в специализированной организации.

Мнение суда

Несмотря на то, что Федеральный закон от 08.08.01 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» не говорит о требованиях, предъявляемых к печати компании, контролёры обязательно обратят на это внимание.

Если размер печати на документе будет отличаться от размеров этой же печати на остальных документах компании, это несомненно вызовет подозрения в её подлинности (постановление ФАС Московского округа от 07.10.09 № КА-А41/9935-09). То же касается и разницы в цвете печати.

Как быть, если в компании несколько печатей, ведь печати необходимы для работы бухгалтерии, отдела кадров и т.д.? Очевидно, что все оттиски могут отличаться по цвету и размеру. При этом они все будут подлинными.

Что делать?

По закону организация должна иметь печать (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»). Закон не запрещает иметь дополнительные печати. А суды признают их частью делового оборота (постановления ФАС Центрального округа от 07.09.10 № А23-2563/09А-13-48).

Поэтому Минфин рекомендует компаниям разработать локальный акт, который регламентирует требования к дополнительным печатям (письмо от 18.11.11 № 03-02-07/1-397). В этом случае дополнительные печати должны соответствовать требованиям, предъявляемым к основной и использоваться строго по назначению (постановления ФАС Западно-Сибирского от 11.11.10 № А70-4089/2010, Северо-Западного от 13.10.09 № А21-8887/2008 округов).

Бумага

Оформление документов «задним числом» - распространенное явление. Налоговая проверка смотрит на «срок жизни» бумаги, на которой оформлен документ. Это позволяет узнать, не оформлен ли он «задним числом».

Как можно изменить «возраст» бумаги?

Способ 1. В компании хранится бумага, приобретенная в разное время. Оформляя документ «задним числом», сотрудник берет бумагу из пачки, купленной в соответствующий период. При проведении экспертизы большинство экспертов выявляют давность изготовления бумаги, не проверяя, в какой временной период был нанесен текст.

Способ 2. Искусственное состаривание. Для этого используются различные методы: документ выдерживают под прямыми лучами солнца; подвергают воздействию высоких температур (держат над плитой, в микроволновке); подвергают обработке специальными химическими составами.

Все эти методы возможно выявить в ходе экспертизы. Например, в постановлении от 10.05.12 № А13-6927/2010 ФАС Северо-Западного округа говорится о том, что выявленные морфологические признаки – пятна, разная степень желтизны, неравномерное свечение поверхности бумаги при УФ облучении свидетельствуют о том, что исследуемые документы были подвергнуты обработке капельно-жидкими (аэрозольными) составами, а также подвергались интенсивному световому или тепловому воздействию.

Способ 3. Современная оргтехника. Печать на лазерном принтере оставляет немного шансов эксперту установить время печати документа. Невозможно провести экспертизу, если документ заламинирован. Однако, если ламинирование доверенности или правоустанавливающих документов не вызовет подозрений, то ламинирование счет-фактур и чеков вероятно вызовет претензии контролеров.

Копии

У вас большое количество копий документов? Почти нет подлинников? Это почти на 100 % вызовет подозрения у налоговиков.

Мнение суда

С одной стороны, УФНС России по г. Москва считает, что копии первичных документов (отсканированные или факсимильные) не являются достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письмо от 25.01.08 № 20-12/05968).

С другой стороны, Минфин России в письме от 05.02.10 № 03-03-05/18 подтвердил правомерность учета в налоговых расходах стоимости проезда на основании копии экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей перевозку, или справки из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать маршрут проезда, стоимость билета и дату поездки. Суды разрешают налогоплательщикам учесть расходы на основании копий первичных документов, восстановленных по архивным базам контрагентов (постановления ФАС Московского от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180, от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146, Северо-Кавказского от 03.03.11 № А32-22309/2007 (оставлено в силе определением ВАС РФ от 27.06.11 № ВАС-8176/11) округов).

Значит, компания имеет право подтвердить расходы на основании копии или дубликата первичного документа, если он утерян.

Что делать?

Правильно оформить копию документа (подп. 29, 30 п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.98 № 28).

Для заверения соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» нужно проставить:

  • надпись «Верно»;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

Допускается заверять копию документа соответствующей печатью «Верно» или «Копия верна» (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст, Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.09 № 76).

Факсимиле

Иногда на документах вместо подписи уполномоченного лица проставляется факсимиле. Это рискованно, т.к. по мнению налоговой проверки такой документ может быть подделкой.

Факсимиле (в переводе с латинского «сделай подобное») – клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати (постановление Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11).

Что говорит закон?

Законодательство разрешает при совершении сделок использовать факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ. При этом, законодательство не предусматривает (но и не запрещает) использование факсимильной подписи в документах бухгалтерского и налогового учета.

Президиум ВАС РФ придерживается мнения, что счета-фактуры, в которых содержатся факсимиле, не являются основанием для принятия покупателем сумм «входного» НДС к вычету, не являются основанием для принятия НДС к вычету.  Аналогичной точки зрения придерживаются и налоговики (письма ФНС России от 19.10.05 № ММ-6-03/886@, УФНС России по г. Москве от 07.10.10 № 16-15/104968@, от 23.01.09 № 19-11/004827).

Мнение судов по этому вопросу разделилось. Точку в этом вопросе поставил Президиум ВАС РФ, указав, что подписание счета-фактуры факсимильной подписью не предусмотрено НК РФ. Поэтому в более поздних решениях нижестоящие суды поддержали налоговиков (постановления ФАС Поволжского от 20.08.12 № А12-15297/2011, от 20.06.12 № А12-13422/2011, Западно-Сибирского от 19.07.12 № А27-5495/2011 округов).

Практика показывает, что компании все-таки лучше не рисковать и не использовать факсимильную подпись на документах по учету расходов.

21 января 2016

Теги